Bruk av makspris i Best Value Procurement

Bruk av makspris i Best Value-prosjekter har tilsynelatende skapt problemer i noen konkurranser. Hva kan gjøres for å bøte på dette?

Nye Veier sendte i september i fjor ut en spørreundersøkelse knyttet til blant annet en evaluering av Nye Veiers bruk av makspris i BVP.

I denne artikkelen vil vi beskrive vi BVP-synet på bruk av makspris. Vi er Jan Hutten, A+ Best Value sertifisert, og Dag Thomas Nybø-Sørensen, B+ Best Value sertifisert, og sammen har vi deltatt i 14 anbudsprosesser fra Nye Veier, alle på leverandørsiden.

Med hensyn til bruk av en maksimumspris er resultatene hittil:

–     Flere konkurranser/prosjekter er stoppet av Nye Veier;

–     I  2 konkurranser/prosjekter valgte leverandøren vi støttet ikke å levere tilbud, siden de ikke kunne gi et bud innenfor den påkrevde maksprisen.

Prosjekter med makspris er stoppet

I løpet av de siste 5 konkurransene/prosjektene ble totalt 24 leverandører prekvalifisert og 7 leverte et tilbud innenfor den angitte maksprisen (vi vet ikke hvorfor de 17 andre leverandørene ikke sendte inn). Det vi vet er at Nye Veier er den eneste oppdragsgiver i Norge som bruker BVP, som også har en historie med å stoppe (anbuds)prosjekter forårsaket av maksprisproblemer.

Undersøkelser blant våre kunder (entreprenører og konsulentselskaper) viser at de alle er enige om at maksprisene fastsatt av Nye Veier i anbudet er for stramme. Nye Veier eier risikoen for at anbud, og følgelig prosjekter, må avlyses fordi den fastsatte maksprisen er for lav. Det er Nye Veiers ansvar å dempe denne risikoen, i alle fall hvis de mener det er en risiko. Vi vet imidlertid ikke om Nye Veier oppfatter lav makspris som en risiko. Siden de gjennomførte denne spørreundersøkelsen ser det ut til at de er klar over saken på en eller annen måte.

Bruk av makspris i BVP-metoden

I metoden anbefales det “på det sterkeste at klienten inkluderer prosjektbudsjettet i sin RFP. Prosjektbudsjettet er en nøkkelbegrensning for omfanget av arbeidet for å møte kundens krav.”[1]

Så det anbefales at oppdragsgiver presenterer budsjettet sitt (selv om det ikke er påkrevet) og hvis oppdragsgiver gjør dette, sett det som et krav, med andre ord som ​​en makspris. Metoden forklarer også at “erfaring har vist at kundens prosjektbudsjetter ofte ikke er nøyaktige.”  [2]

Vi har samme erfaring. Det er utfordrende for kundene å anslå et nøyaktig budsjett, rett og slett fordi kundene ikke er eksperten på det de ønsker å anskaffe.

Hvordan minimere risikoen?

Hvordan kan en klient redusere risikoen for en unøyaktig makspris?

Tilnærmingen til Best Value Procurement er ganske enkel: “Hvis du ikke er eksperten, finn en ekspert som vet”. Det er flere måter å gjøre det på. De første alternativene er i utarbeidelsen av konkurransedokumentene. De er:

–        ansett en uavhengig/objektiv ekspert og lytt til hans/hennes råd.

–        organiser et ekspertmøte og spør ekspertene (selvfølgelig bør ekspertene få betalt for sine bidrag og råd).

–        ha en-til-en dialogmøter med mulige leverandører, og spør dem hva de kan se for seg som et nøyaktig budsjett.

Hva gjør du ved gal maksimalpris?

Hvis du er i utvelgelsesfasen og maksprisen tydelig viser seg å være unøyaktig, er alternativene:

–        som oppdragsgiver er det best å ha dialogmøte(r) med de potensielle leverandørene og spørre dem om maksprisen stemmer (Nye Veier har dialogmøter av denne grunn). Hvis ikke, bør leverandøren underbygge sin påstand med dominant informasjon og forklare hva han mener er unøyaktig om maksprisen. Det er i begge parters interesse at det underbygges med dominant informasjon. Leverandøren trenger dette for å gjøre det klart for kunden at maksprisen er for stram og klienten trenger denne informasjonen for å forklare budsjettholderen at maksprisen må økes.

–        som leverandør bør du varsle kunden.

–        som leverandør kan du stille spørsmål om makspris. Spør for eksempel hvordan klienten beregnet det. Det hjelper deg å se hvor leverandøren, eller klienten, kan ha gjort en feil. Hvis feilen tydelig ligger hos klienten, be om at maksprisen økes og bruk dominant informasjon for å underbygge forespørselen din.

–        siste utvei er å identifisere den lave maksprisen som en risiko og identifisere avbøtende tiltak, f.eks elementer som kan slettes fra prosjektet [men likevel levere kravene] for å bringe prosjektet innenfor budsjett.

Bruken av makspris ser ut til å være et Best Value-problem, og vi kan tenke oss at det oppfattes slik. I enhver anskaffelsesprosess vil vi imidlertid råde kundene til å ha et realistisk budsjett for prosjektet og bruke det som en makspris. Lytt til eksperter hvis de indikerer at maksprisen er unøyaktig.

[1] Hvordan vite alt uten å vite noe, Dr D Kashiwagi, 2017

[2] Hvordan vite alt uten å vite noe, Dr D Kashiwagi, 2017