Har du meddelt riktig?

Selv erfarne oppdragsgivere i offentlig sektor gjør ofte enkle feil i prosessen rundt tildeling av kontrakt. Det kan i verste fall gjøre kontrakten ugyldig.

Vi ser stadig eksempler på at oppdragsgiver i en offentlig anskaffelsesprosess kun sender tildelingsbrev til de leverandørene som har tilbud som er med i den endelige evalueringen i en konkurranse, og at tidligere avviste leverandører ikke mottar slik meddelelse.

Alle berørte leverandører

Dette til tross for at det følger av forskrift om offentlige anskaffelser at oppdragsgiver i konkurranser etter del II og III skal “skriftlig og samtidig gi de berørte leverandørene en meddelelse om valget av leverandør før kontrakten inngås. Oppdragsgiveren skal gi en begrunnelse for valget og angi en karensperiode i meddelelsen“.

Som berørte leverandører regnes “leverandørene som har levert en forespørsel om å delta i konkurransen og ikke har fått en meddelelse om at forespørselen er avvist eller forkastet, og alle leverandørene som har gitt tilbud” jf. FOA § 4-5 bokstav f.

Forvirrende veileder

Likevel er det som sagt ikke uvanlig at oppdragsgiver unnlater å informere leverandører som har fått sitt tilbud avvist fra en konkurranse, eller kvalifiserte tilbydere som avstår fra å levere tilbud, om resultatet i konkurransen. Dette gjelder tilsynelatende også for erfarne oppdragsgivere. Skyldes dette ren glemsel eller misforståelse av regelverket? Eller kan det tenkes at også erfarne innkjøpere blir noe forvirret av tilgjengelige veiledere?

Mens forskriftens tekst må anses som klar, fremgår det av veilederen på anskaffelser.no at «det er de leverandører som ble kvalifisert og som ikke har fått sitt tilbud avvist eller forkastet som skal ha meddelelsesbrev». Formuleringen er i beste fall vag og uklar, i verste fall direkte misvisende. Og den må trolig ta noe av skylden for at en del unnlater å informere avviste leverandører, eller leverandører som har unnlatt å inngi tilbud, om utfallet av konkurransen.

Store konsekvenser

Uansett årsak ønsker vi å komme med en påminnelse om at alle leverandører som har levert tilbud, eller ikke har fått en meddelelse om at forespørselen er avvist eller forkastet, skal ha en meddelelse om tildelingen.

Konsekvensene av manglende meddelelse er jo blant annet at leverandører som er avvist fra konkurransen går glipp av informasjon om karensperioden, og dermed kan gå glipp av muligheten til å påklage kontraktstildelingen i tide. Dersom ikke alle berørte leverandører mottar informasjonen knyttet til karensperiode, vil oppdragsgiver neppe ha overholdt sin plikt til å avvente kontraktsinngåelse til utløpet av karensperioden.

Enkelt, billig og viktig

I ytterste fall kan dette medføre at oppdragsgiver ilegges særlige sanksjoner, som at kontrakten kjennes uten virkning, avkortning av kontraktens løpetid, eller det kan ilegges overtredelsesgebyr.

Meddelelse til alle berørte leverandører er derfor et enkelt, billig og viktig steg både for å sikre at leverandørens mulighet for innsyn og klage ivaretas, i tillegg til å sikre at du som oppdragsgiver slipper uforutsette sanksjoner grunnet denne typen feil.